新时代企业 转变来自互联网的管理升级

2009-11-17 13:18:54  

基于互联网企业信息化管理技术,帮助许多中小企业大大降低了管理成本,提升管理效能,使得在危机下能帮助企业增强管理“体质”。维深科技在引入基于互联网的在线管理模式后,不但是公司管理步入正规化,大幅提升管理效率,而且降低公司成本达50%。

传统管理方式信息不对称、成本高

维深科技是一家专业从事条码等自动识别技术产品、数据终端技术产品的公司,创办十年以来,维深科技凭借专业的服务品质赢得了客户的信赖,目前已形成北京上海广州沈阳为中心的客户服务网络。

维深科技拥有多家分公司,但分公司规模都不是很大,总部为了控制分公司的财务,统一又总部向分公司派驻会计,负责的分公司管理财务及库存盘查。总部要求分公司会计每个月回总部对一次账,同时,总部还要不定期的对分公司的库存进行盘查,以便全面了解与掌控分公司的运营状况。张先生是维深科技的财务经理,这些工作都是由他来全面负责。

张先生发现这种管理方式存在着很大的缺陷,主要表现为管理效率低和管理成本高。会计人员每个月的来回对账,仅差旅费一项每年就将近2万元,而且信息不对称,不能及时传递有效信息,造成管理效率极低。一直以来,张先生都在思考着怎样采取更好的管理方式来帮助公司完善管理。也曾经想过,购买ERP管理软件来帮助公司进行管理,但其高昂的一次性付出,让老板直接给否定了。

随着经济危机的暴发,公司面对的压力越来越重,老板把如何既能不影响公司正常管理和运营,又能很好减少成本支出的任务交给了张先生。面对公司现在管理状况,张先生感到身上的压力非常之大,于是在一个劲的压缩费用的支出的情况下,又积极的寻找更好的管理方式。

精细化、规范化管理,是小企业渡过危机的良方

就在张先生为如何减少分公司成本,如何改善公司管理绞尽脑汁的时候,一位下属向他推荐了一种在线管理服务。这是由金蝶友商网www.youshang.com)推出的一种基于互联网而存在的管理服务。其中在线会计和在线进销存服务可以远程协同管理公司“财和物”,正是公司目前所需要的。最主要的是这种服务的使用不需要安装、免维护、免升级,以租凭的方式享受服务,成本相当低廉。于是张先生抱着尝试的心态先在小范围内试用了金蝶友商网的在线会计和在线进销存。

使用金蝶友商网在线管理之前与之后的流程和架构变化及使用金蝶友商网在线管理服务之前与之后的成本对比

试用没多久,张经理发现在线会计不仅可以实现证、账、表等会计业务的日常处理及月度、年度会计结算分析业务的管理,还能充分发挥财务工作的核算、分析和决策支持职能。任何时候总部都可以灵活的查询,从报表到总账,到明细账,再到凭证,可以连续查询跟踪每一笔资金的来龙去脉,并且可以随时生成表格,无论是利润表、资产负债表都可以随时打印导出。如此分公司会计再也不用每个月回总部对账了。而在线进销存集购、销、存和应收应付款管理为一体,帮助企业处理日常的业务经营管理事项及成本、毛利核算,协调购销存业务流转过程,节省成本,提高效率。

于是张先生在老板汇报后,一次性购买了金蝶友商网好几年的在线管理服务。自从用上在线管理服务以后,会计人员的工作效率提高了一倍,而且总部可以随时随地查看分公司财务状况,再会也不用每月一次的对账大大的节省了公司资源,减少了成本支出。有了在线进销存的帮助,分公司的库管也只需要一个人就足够了,仓库信息录入后由会计进行核对,库管人员不需再一次一次盘查货物,只要赋予相应的权限,在线进销存系统中就能随时查看,总公司也不必每月都派人到分公司盘查,通过在线进销存,能够实时看到分支公司的经营状况,平时只需实时监控,一年安排两三次抽查就可以了,这又在无形中减少了公司的差旅费开支。

张先生发现自从用上在线管理服务以后,公司的管理明显在向精细化、规范化管理转型。使用金蝶友商网在线管理服务之前与之后的成本节省如表1所示,大致节省50%的成本。企业内部的业务流程和组织架构也同时发生变化,如图1所示。这种转变让公司的在管理层次提升了一个档次,同时也标志着公司的管理正在向更好的方向发展。在危机中,真正增强企业的“体质”,才是渡过危机,并在危机后能够发力的良方。

隐性成本的节省不能忽视

目前,维深科技还计划建立新的分公司,谈到对新公司的管理,张先生显得很有信心。他说,传统的管理方式已经落后了,不论是从效率还是从成本来讲,信息化才能帮助中小企业走出困境。采用在线管理模式以后,节省的不仅仅是显性成本(显性成本是指计入账内的、看得见的实际支出,例如支付的生产费用、工资费用、市场营销费用等),同时管理效率的提高也优化了企业隐性成本(隐性成本(Implicitcost)是一种隐藏于企业总成本之中、游离于财务审计监督之外的成本。是由于企业或员工的行为而有意或者无意造成的具有一定隐蔽性的将来成本和转移成本,是成本的将来时态和转嫁的成本形态的总和,如管理层决策失误带来的巨额成本增加、领导的权威失灵造成的上下不一致、信息和指令失真、效率低下等),提高了企业竞争力。在信息化时代的今天,只有大胆尝试新的管理思路,企业才能走在前面。

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