中小企业精挑细选SAAS

2009-11-17 13:17:43  

中小企业必需先根据自身的条件和对信息化业务处理的实际需求,对市面上大家认为最优秀的SAAS产品及运营商,进行一轮精挑细选。

不知大家感觉到没有,现在的中小企业与SAAS运营商之间,是不是就如同男人与女人之间的关系。对于中小企业这个男人来说,目前还处于事业的大力发展时期,但又恰逢全球性经济危机,压力和危机感就如同两座大山一样地压在他们的肩上,有点快喘不过气来了。

不知大家感觉到没有,现在的中小企业与SAAS运营商之间,是不是就如同男人与女人之间的关系。对于中小企业这个男人来说,目前还处于事业的大力发展时期,但又恰逢全球性经济危机,压力和危机感就如同两座大山一样地压在他们的肩上,有点快喘不过气来了。于是,他们多么希望此时能有一个聪明能干的女人,可以在后面帮他们分担某些繁琐的事情,好让他们能够集中精力进行业务拓展。那么,中小企业现在该找一个怎么样的女人呢?

俗话说“一个成功的男人背后总有一个成功的女人”。这就是说,中小企业现在需要的是一个能助他成功的本身非常优秀的女人。那么,SAAS这个刚刚长成的小家碧玉,是否真能成为中小企业背后的哪个成功的女人吗?

在与SAAS没有亲密接触之前,我想每一个中小企业都不敢冒然地认同这一点。这是因为现在中小企业要娶的可不是一般的女人,而是一个娶进来后,可以完全将与中小企业生命息息相关的业务处理流程和商业机密数据交给她打理和保管的女人。

鉴于此,我想中小企业在决定娶SAAS这个姑娘之前,必需先根据自身的条件和对信息化业务处理的实际需求,对市面上大家认为最优秀的SAAS产品及运营商,进行一轮精挑细选,然后再来决定自己到底需不需要SAAS,以及决定选择哪个运营商运营的SAAS产品。只有这样,中小企业才有可能娶到真正适合自己的贴心的SAAS。

俗话说“当局者迷,旁观者清”。在中小企业选择SAAS这个问题上,为了少走一些弯路,也为了防止不被某些有着迷人外表的SAAS所迷惑,下面,我们就一起来分享几点成功选择SAAS的经验。

成功选择SAAS的第一步:了解自己对信息化应用的实际需求,以及确定使用信息化应用后预期要达到的目标。

在男人与女人的世界,当男人试图去追求一个女子,如果他想提高其追求的成功率,那么就必需先知道自己有什么优势,可以用来作为追求女子的筹码。同时,他也由此会知道自己需要将什么类型的女子作为首先的追求对象。这对于中小企业与SAAS这两者来说也同样如此。

无论怎样,对于任何企业来说,让企业从传统的管理模式向SAAS方式的信息化管理模式转变都不是一件小事情。我们不能为了标榜自己已经是信息化企业而使用SAAS,而是必需以最终的技术和商业目的为出发点来决定采纳它们。因此,在选择SAAS运营商和产品之前,我们就必需先来分析企业目前有哪些部门的业务处理方式,有必要向SAAS方式的信息化处理模式转变。

之所以要求中小企业在选择SAAS应用之前,必需先了解自己哪些部门需要信息化业务处理模式,第一个原因就是现在SAAS运营商们打出的口号,虽然都是针对我国所有的中小企业而来的,但是,这并不说明我国目前的所有中小企业都可以应用信息化,或者说中小企业中的某些部门目前还不适合使用信息化业务处理模式。

而SAAS是一种在线方式的信息化管理模式,它同样也不会适合目前我国所有的中小企业。如果中小企业在一开始就知道自己目前的业务处理方式还不能完全向信息化管理模式转变,或者认为这种转变会让企业当前的业务受到严重的打击,那么,就没有必要现在就强迫自己一定要向SAAS方式的信息化应用方向转变,也就没能必要将过多的精力放到信息化进程的选择工作上了。

就目前来说,一些对数据的安全控制比较敏感,对网络实时性要求非常高的中小企业,例如大型超市和百货商场等企业,就不太适合使用SAAS方式的ERP或CRM等信息化管理软件。另外,一些依然靠业务员来获取客户资源的中小企业,例如企业的销售部门、旅行社等,由于在信息化方式的CRM软件后,原本属于每个业务员自己私有的客户资源就必需完全共享,这样一来,势必就会对业务员的最终收入造成很大的影响,也就会相应地影响业务人员的工作积极性,并最终对企业的业务能力造成严重的影响,这样的部门或企业也就不太适合向SAAS应用转变。还有一些老领导或老职工人数目前仍然是企业的中坚力量的中小企业,如果目前的业务处理方式并没有影响企业的业务处理能力,而这些企业领导和员工不欢迎向信息化业务处理方式转变,那么,这样的中小企业同样不太适合向SAAS的信息化应用转变。

另外,中小企业需要了解自身哪些部门需要向信息化应用转变的第二个原因,就是如果企业已经知道自己的某些部门或整个企业都达到了向SAAS信息化应用转变的条件,那么,也就同时知道了企业到底需要什么样的SAAS产品。这样一来,对企业进行下一步的SAAS运营商和产品的选择就起到了指导性的作用,选择时也就具有很强的针对性,也就在进行最初的初选时少走许多弯路了。

如今的中小企业分布于各行各业,其生产的产品不同,所处的地理位置不同,发展的经历也不相同,如此众多的因素造就了每个中小企业都有自己独特的业务处理方式。因此,每个行业,具体到每个企业中的某个部门,他们的业务处理方式都是有区别的,他们对信息化管理的需求也就有所不同,因而他们期望在使用SAAS后想要达到的最终目的也就不会相同。这也就是说企业必需选择适合自己实际业务需求的SAAS产品,而对企业内部哪些业务处理方式可以向信息化应用方式转变进行了解,正是起到这样的做用。

在决定企业中哪些方面需要应用信息化,或者从现有的信息化管理模式向SAAS迁移时,应当考虑到企业信息化不仅只是为了让自己成为信息化企业,而是要考虑到使用SAAS应用的最终目的。这个最终的目的也就是通过信息化应用,在提高企业内部业务处理能力的同时,能够加强与企业存在密切联系的供应商、客户之间的交流,以及信息化应用来收集互联网上各种与企业相关的信息,并从中分析出有利于企业的各种商机,增加企业的商业机会,提高企业的竞争力。

为了达到这个目的,企业在考虑自己使用SAAS的信息化应用方式之时,还必需考察现在与企业有联系的合作伙伴、供应商和客户是否都已经实现了信息化,或者有哪些实现了,以及他们信息化应用的方式是什么等内容。

这是因为,如果与企业相关的企业目前一家的没有应用信息,那么,企业在应用信息化后,可能只是加强了企业内部的业务处理效率,以及将企业由传统的管理方式向信息化管理模式成功的转变。另外,还有可能得到已经实现了信息化管理的其它还没有与企业联系的潜在的更多的供应商和客户。

如果与企业相关的合作伙伴、供应商和客户已经有一部分或全部应用了相应的信息化管理模式,那么,企业在考虑SAAS应用的同时,还必需考虑企业选择的SAAS产品与合作伙伴、供应商及客户信息系统之间的互联和互通,以及哪些数据需要共享,以什么方式共享等问题。

最好的方式,就是企业选择的SAAS产品能够与其它企业的SAAS产品或离线方式的信息化管理软件相兼容。但是,就目前来说,这种期望还不能完全满足。这是因为我们不可能保证所有的企业都使用的是同一供应商提供的同一SAAS产品,也不能保证所有的企业都是使用的是SAAS产品。而现在的SAAS产品与其它SAAS产品及离线管理软件之间,还存在许多的数据转换难题,这实际上是中小企业在使用SAAS之时,必需要考虑到的目前来说还比较棘手的问题,也就当前SAAS运营商们需要解决的首要问题。

成功选择SAAS的第二步:选择不同SAAS运营商的相同的SAAS产品,进行一段时间的试用。

现在,现实世界中的男女之间,有许多都将“试婚”作为两人婚姻道路上的试金石。那么,对于中小企业与SAAS之间,是否也需要进行同样方式的“试婚”呢?以雪源梅香的角度来看,这是一个很有必要的过程。

当中小企业在选择SAAS的过程中进行到这个阶段,肯定已经知道了自己到底需要使用什么样的SAAS产品。那么,现在要做的,就是从市面上大家认为最优秀的SAAS运营商中,精心选择几家提供适合企业实际需求的SAAS产品的运营商来进行试用。

在试用SAAS产品的过程中,我们必需从SAAS产品功能的丰富程度、可定制性、易用性和安全性,以及企业本身的网络性能和SAAS运营商的网络性能,SAAS运营商的服务质量等多个方面来仔细考察它,检测这些必要的条件是否都能够满足企业当前的业务处理水平。

通过对SAAS产品的阶段性试用,就可以知道企业当前哪些IT基础措施、安全措施、人员操作能力和IT管理技术支持能力需要改进,以及能够了解企业员工是否能够很快就适应SAAS方式的业务处理。从这里就可以看法,对企业心怡的SAAS产品进行一段时间的试用,是在选择SAAS产品的过程中最重要的关键环节。

在确定了试用的SAAS产品和考察的项目后,接下来就是确定企业中参与具体SAAS产品试用的人员。

在SAAS产品试用者的选择上,如果我们单单让一个IT技术人员去进行试用,那么我们可能只会知道一些有关SAAS产品的界面,功能是否丰富和可以定制,以及SAAS运营商的网络性能和安全性能等方面的评价。同样,如果我们单单让一个业务处理员工去试用SAAS产品,那么,我们可能就只会知道一些与SAAS产品相关的功能是否适合企业需求,产品是否易于使用,产品是否真的能够解决目前企业的业务处理问题等方面的信息。

实际上,我想大家已经从这里可以看出了选择SAAS产品试用人员的最好解决方法,那就是同时让IT技术人员和业务处理员工对同一SAAS产品进行试用。这样就在SAAS产品的试用期过后,通过组合这两者对它的试用评价,就可以全面而详细地了解到所试用的SAAS产品,在技术上和业务功能上是否真的适合企业实际的业务需求了。

这样做的好处就是通过IT技术人员的试用,可以了解SAAS产品的安全性、网络性能等偏向于IT技术性的东西。同时,如果一个IT技术人员都能够很快就可以使用这款SAAS产品来进行相应的业务处理,那么,也就说明这款产品真的就如某些SAAS运营商常说的“即见即用”。因为,如果一个不了业务处理的外行人都能够在很短的时间内熟练使用这款SAAS产品,那么,对于专业的业务处理人员来说,只要有简单的计算机知识,那么也就更容易上手了。

另外,通过专业的业务处理人员来试用SAAS产品,可以知道这款产品是否真的适合企业当前的业务处理要求,是否真的能够为企业提高处理效果,节省更多的业务处理时间,带来更多的商业机会等等。同时,还可以知道这些对于IT技术不太了解的员工,是否很容易就能够使用它们,这样也就知道它们是否真的很简单。

当然,通IT技术人员和企业业务处理员工去试用SAAS产品,同样能够准确地发现这款SAAS产品存在的缺陷,了解这些缺陷都可以对当前的企业业务处理带来什么样的风险等方面的信息。

另外,在这些人员的试用过程中,难免会产生一些分歧,这是不能避免的。这是因为,业务人员通常从业务的角度去了解这个SAAS产品,他们会提出与业务相关的要求。而IT技术人员通常都只是从IT技术的角度去衡量这款SAAS产品。这样一来,有时业务员工认为不好的,需要调整的内容,在IT技术人员眼里是不需要调整的,或者认为是目前很难实现的。

因而,作为企业领导者或实施SAAS的项目决策者,要能够很好地平衡这两者之间的矛盾。这也就是说必需还要有一个人来对这两者的试用结果进行综合和平衡,从中取最好的点来形成报告,这样才能做到没有偏颇。

成功选择SAAS的第三步:详细计算SAAS应用的总体拥有成本。

如果他与她在“试婚”期间感觉非常良好,他们的最终结果就是准备走上真正的婚姻之路。但是,在此之前,还有一件事必需要做,那就是好好计算一下此次婚姻的总体拥有成本是否达到他的期望。而中小企业在娶SAAS这个新娘之前,详细计算此次结合和结合后的总体拥有成本,也就成了一件顺理成章的事了。

不论使用什么样的新产品,也不论这些新产品在宣传时是如何强调其能够为企业节省多少多少的成本,当我们准备选择某款SAAS产品时,还必需对它的总体拥有成本进行一次详细的计算,看它是否达到了企业使用SAAS产品的最初目的。退一步说,也就是看它是否能够被企业领导或企业财务总监所接受。

企业对于应用SAAS总体拥有成本的计算,也需要IT技术人员和企业财务部门员工一起合作才能完成。而且,在计算时,必需以使用SAAS产品一个具体的年限来计算,通常是5年。当然,你也可以用1年或2年来计算,但是,得出结果可能不太准确。

在计算某个具体时间内使用SAAS产品的总体成本时,其总体拥有成本应当包括SAAS软件月许可使用费、内部人力实施成本和时间成本、SAAS运营商的服务费用、员工培训费用、移动访问成本、软件功能定制成本、数据在企业中的存储成本,以及SAAS在使用过程中发生的数据迁移成本和其它的隐性成本等方面。当SAAS应用上的数据与处理量增加时,整体部署成本也会随之提高。

要了解SAAS的使用成本问题,最好的方式就是选择一家市面上最有名的SAAS运营商,然后去了解这家运营商所提供的SAAS产品是按什么方式收费的,以及了解软件在使用的过程中其收费的的内容是否还有浮动,然后按5年为基准,将5年内的合作SAAS后的相关费用相加,这样就可以计算出SAAS大体的应用费用。然后再去了解离线式的相应的信息化产品,假设在使用相同的年限后,将使用它所花费的购买、部署、管理、维护、升级等成本计算出来。最后将两者的总体拥有成本做一对比,就可以知道谁更能节省企业IT总体拥有成本了。

当我们算出SAAS在一定年限内的总体拥有成本后,就应当上报企业领导和财务总监,看看企业在今后的几年内,是否能够有足够的财力来使用它。如果计算出来的结果与预期的目标相近。那么,恭喜你,你已经找到你所需要的SAAS产品的。

对于SAAS是否能够降低企业IT总体拥有成本的这个问题,到目前为止还是在争论不休。尽管大部分人认为SAAS能够为企业节省一定的IT成本。但是,还有一部分人认为这其实只是一种眼前的利益。如果从长远去考虑,应用SAAS并不会比离线应用节省多少IT成本,甚至会比离线式应用还要高。

实际上,先不管这些争论的最终结果是什么,对于企业,在选择应用SAAS之前,还是有必要仔细地了解SAAS的费用是如何进行计算的,而且一定要与离线的应用相比较,以及应当按应用5年来计算它们,这样得出来的结果才是最接近的。

成功选择SAAS的第四步:考察SAAS产品供应商和运营商的经济实力和服务质量。

对于SAAS产品来说,其供应商或运营商就是她的娘家。通常,出身名门的女子大多会继承名门的优良传统,再加其良好的出身能够在必要的时候拉男人一把,因而,这样的女子大多都是所有男子最佳的追求对象。对于中小企业来说,在选择SAAS时,就更加需要考察它的出身,也就是考察SAAS产品的供应商或运营商的经济实力和服务质量。

这是因为当中小企业将其关键业务和商业机密数据交给SAAS打理和保管后,当然不希望他们之间的婚姻就如过眼烟云一样一闪即逝。中小企业需要的是一位能够与他白头到老的SAAS新娘。而想要达到这种目的,SAAS运营商或产品供应商本身的经济实力就是其最关键的保障因素之一。

如果一家SAAS产品提供商或运营商没有足够的经济能力,或者通过产品的利润来保证其产品的不断开发,以及保证其提供高质量的服务和自身的长足发展,那么,很难想像这样的SAAS企业能够走多远?

而中小企业需要的是一家能够在经济危机时期,仍然能够为它提供高质量产品和服务的SAAS运营商。于是,一些有充足资金,以及已经有大量用户的SAAS运营商是现在中小企业用户的首先。

不过,虽然SAAS运营商的经济实力在一定程度上能够决定SAAS产品的功能和服务质量,但是,这并不能说明这样的SAAS运营商,就一定能够与企业一样走得足够的远。尤其是在这样的经济时代,连SUN这样的企业避免不能被收购的命运,那么,还有什么样的企业会一直立足于这个世上而长世不倒呢。

但是,不管怎么说,根据SAAS运营商的经济实力和用户使用情况去选择,仍然不失一个选择SAAS产品的好方法。至少,这样的SAAS运营商能够在目前给中小企业足够的信心。

不管怎么样,中小企业在使用SAAS产品之前,对它进行精挑细选总是一件非常划算的任务。如果企业通过上述的4个步骤的精挑细选,成功地找到了适合自己的真命天女。那么,企业还有什么理由不去拥抱它的SAAS新娘呢!

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